Офис-менеджер

Обязанности:

• организационно-техническое и документационное обеспечение управленческой деятельности Компании, обеспечение условий для бесперебойной и эффективной работы сотрудников, благоприятной обстановки и комфорта в офисе, поддержание благоприятного психологического климата, поддержание имиджа Компании.

• организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
• осуществление документационного обеспечения и управления документооборотом Компании;
• обеспечение работы с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения), включая приём, регистрацию, передачу адресату, учёт, хранение, получение корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам, формирование и сохранность дел в соответствии с утверждённой номенклатурой;
• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей, выполнение копировально-множительных работ, проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании, по поручению Руководства Компании печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• доводит до сведения работников офиса решения, принятые Руководством Компании;
• ведение телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление входящими звонками, переадресация звонков сотрудникам подразделений Компании (при необходимости), прием и отправку факсимильных сообщений);
• обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов и т.д.);
• организация встреч (предложить присесть, чай, кофе), прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, подготовку совещаний и заседаний, проводимых генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление командировочных удостоверений;
• организация проведения деловых переговоров;
• координация работ по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса;
• координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения и т.д.).

Требования:

• Высшее образование,
• Стрессоустойчивость, коммуникабельность и дружелюбность.

Условия:

• Мобильная связь, медицинская страховка.