Оформление и сопровождение заявок на закуп (ПРФ) в соответствии с внутренними процедурами - Запрос коммерческих предложений с учетом требований по сертификации и соблюдением сроков подачи - Контроль своевременности получения ТКП - Проведение контрольных звонков поставщикам для подтверждения обработки запроса - Направление полученных ТКП инициатору для технической оценки и получения письменного подтверждения - Сравнительный анализ полученных ТКП по форме Quotation Assessment Резюме обновлено 5 августа 2025 в 08:43 - Ведение переговоров с поставщиками для получения дополнительных скидок - Размещение заказов и заключение договоров - Регулярное отслеживание статуса заказов - Мониторинг поставок через систему ESR ( Регистр заказов на закупку) - Прием товара, маркировка коробок с указанием номера ПРФ/проекта/договора - Ведение складского учета по полученным товарам - Своевременное закрытие бухгалтерских документов - Организация доставки продукции заказчику или передача на проект

• Основное контактное лицо по проектным вопросам для внутренних и внешних сторон. • Координация работы между подразделениями (поставки, логистика, бухгалтерия, юр. отдел, инженеры). • Поддержка менеджера проекта: контроль сроков, качества и результатов. • Организация и ведение документации проекта: базы данных, отчётность. • Подготовка запросов на закупку, взаимодействие с поставщиками и подрядчиками. • Разработка плана ротации и прогнозного плана по персоналу, координация мобилизации/демобилизации. • Сбор и предоставление табелей учёта рабочего времени, сопровождение процесса выставления счетов клиенту. • Анализ затрат, ресурсов и времени для повышения эффективности реализации проектов. • Поддержка клиентов идентификация требований, контроль выполнения обязательств, подготовка отчётности

• Изучение заявок на предоставление коммерческих предложений (КП), регистрация и присвоение номера заявки (ПРФ) • Оформление и сопровождение заявок на закуп (ПРФ) в соответствии с внутренними процедурами • Поиск и выбор поставщиков, отправка запросов на КП, телефонные переговоры по подтверждению заинтересованности • Получение и анализ КП, передача на техническое рассмотрение инициатору, сравнительный анализ по цене и срокам поставки • Решение технических вопросов с поставщиками до и после получения КП • Запрос коммерческих предложений с учетом требований по сертификации и соблюдением сроков подачи • Контроль своевременности получения ТКП • Проведение контрольных звонков поставщикам для подтверждения обработки запроса • Направление полученных ТКП инициатору для технической оценки и получения письменного подтверждения • Сравнительный анализ полученных ТКП по форме Quotation Assessment • Ведение переговоров с поставщиками для получения дополнительных скидок • Согласование и размещение заказа, оформление оригиналов и контроль возврата/хранения подписанных документов • Поиск и закуп комплектующих для производства, контроль исполнения производственных заказов • Подготовка шаблона договора, внутреннее согласование, обсуждение условий с поставщиком, подписание и оформление договора • Работа с платформами Самрук-Казына и Госзакуп, выпуск актов, размещение отчетов по местному содержанию • Рассмотрение договоров по продажам, анализ запросов на сроки и стоимость поставки • Ответы на внутренние и внешние запросы по статусам КП и заказов • Подготовка отчетности для руководства, участие в еженедельных собраниях • Работа с договорной документацией, присвоение номеров, ведение папки Legal, архивация договоров, допсоглашений и заказов • Экспедирование заказов и договоров, контроль исполнения условий поставок, решение возникающих технических вопросов • Мониторинг поставок через систему ESR ( Регистр заказов на закупку) • Приемка товара: проверка на соответствие заказу, пересчет, маркировка, измерение габаритов, маркировка коробок с указанием номера ПРФ/проекта/договора • Ведение складского учета по полученным товарам • Контроль доступа в технические помещения • Подготовка отгрузочных документов по требованиям заказчика, контроль за возвратом подписанных накладных • Ведение коммерческих вопросов: контроль за выставлением и оплатой счетов • Запрос и оформление доверенностей, проверка накладных и счетов, оформление и подписание листов согласования перед подачей на оплату • Своевременное закрытие бухгалтерских документов • Организация упаковки и логистики: отправка продукции с курьерами, сопровождение отгрузок • Организация доставки продукции заказчику или передача на проект

Официальное получение, передача и отслеживание всей проектной документации через систему DMS (Document Management System ); • Контроль всех входящих и исходящих чертежей/ документов и т.д., обеспечивая своевременное распространение с правильными ревизиями для задействованных сотрудников, согласно Матрице Распространения, которая является частью Проектной процедуры; • Регистрация входящей и исходящей проектной документации в Базе Данных путем отслеживания каждой выпущенной ревизии; • Ведение документации по проекту с соблюдением и использованием системы нумерации для обеспечения легкой прослеживаемости и правильной подачи; • Организация контроля хода документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или архивирования; • Обеспечивание доступности проектной документации как в печатном, так и в электронном виде; • Строгое соблюдение внутренних и клиентских процедур по документации; • Разработка и последующее обновление процедур отдела контроля документооборота, таких как Матрица распределения и График сдачи проектной документации; • Совместная работа с Клиентом, Субподрядчиками, Командой по управлению проектом и другими внутренними отделами; • Создание и последующее поддержание удобной базы для быстрого поиска документов для других внутренних отделов; • Работа с конфиденциальной информацией • Работа с официальными письмами / корреспонденцией; • Подготовка еженедельных отчетов, включающий расчет отстающих по временным ограничениям документов;

China National Chemical Engineering Co. LTD (Китайская Национальная Химическая Инженерная Компания) • Работа с технической и исполнительной документацией, чертежами в рамках строительных и монтажных проектов • Техническое сопровождение и консультирование субподрядных организаций по вопросам ведения исполнительной документации • Осуществление контроля за правильностью оформления исполнительной документации в соответствии с нормативными требованиями и законодательством Республики Казахстан • Организация, систематизация и оптимизация документооборота, сокращение дублирующей информации и упорядочивание состава документации • Проверка и формирование приемо-сдаточной документации для передачи заказчику • Заполнение и проверка журналов производства работ, а также журналов верификации закупленной продукции

• Обработка документов на всех этапах работ согласно утверждённым процедурам и внутренним регламентам • Работа в системе электронного документооборота (EDMS): регистрация, отслеживание, контроль, распределение и передача проектной документации • Ввод данных и формирование отчётов с использованием офисных и специализированных программ • Ведение реестров документов; подготовка ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчётов о статусе документации • Поддержка по вопросам поиска и работы с электронной документацией • Приём, проверка и распределение чертежей и другой проектной документации в соответствии с объёмом и процедурами проекта • Контроль своевременного рассмотрения полученной документации • Ответственность за валидацию файлов и контроль качества документов перед передачей в другие отделы • Проверка корректности наименований файлов, структур отправок и соответствие требованиям перед отправкой • Эффективная командная работа с соблюдением сроков выполнения задач • Взаимодействие с коллегами для оптимизации процессов документооборота

• Работа с технической документацией и проектными чертежами • Составление актов входного контроля поступающей продукции и оборудования • Проверка и ведение документации по сертификатам соответствия РК, разрешениям на применение, таможенным декларациям • Ведение журнала верификации технического состояния трубопроводов • Сканирование, систематизация и архивирование технической документации в соответствии с внутренними стандартами • Обеспечение точности, полноты и своевременного обновления всей технической документации

• Подготовка, оформление и ведение исполнительной документации • Ведение журналов выполненных работ и сбор подписей ответственных лиц • Контроль движения и наличия актуальной исполнительной документации • Прием технической документации от подрядных организаций, проверка правильности оформления, наличия подписей и печатей • Ведение базы данных документации, обеспечение её актуальности и доступности